Städte und Gemeinden, die an dem Programm teilnehmen und eine „Kinderfreundliche Kommune“ werden möchten, durchlaufen ein vierjähriges Programm. Dieses besteht aus den folgenden, festgelegten Schritten:
1. Beschlussfassung – Damit das Programm in der Kommune starten kann, muss der Stadt- oder Gemeinderat einen Beschluss fassen. Anschließend unterzeichnet die Kommune eine Vereinbarung über die vierjährige Zusammenarbeit mit dem Verein "Kinderfreundliche Kommunen e.V.". Der Verein wurde 2012 von den beiden großen Trägern Deutsches Komitee für UNICEF e.V. und dem Deutschen Kinderhilfswerk e.V. ins Leben gerufen.
2. Bestandsaufnahme – Um zu wissen, wie die Lebensbedingungen von Kindern und Jugendlichen verbessert werden können, wird eine Bestandsaufnahme in der Kommune durchgeführt. Mit einer umfangreichen Analyse durch einen Fragebogen an die Verwaltung stellen wir heraus: Wo liegen die Stärken der Kommune? Wo gibt es Herausforderungen? Außerdem werden Kinder in der Kommune direkt befragt: Wie wohl fühlen sie sich in ihrem Wohnort? Haben sie Möglichkeiten diesen Mitzugestalten? Wo sehen sie konkreten Handlungsbedarf? Was würden sie selbst tun, wenn sie Bürgermeister_innen wären? Kinder- und Jugendbeteiligung begleitet auch den gesamten weiteren Prozess.
3. Aktionsplan – Liegt die Auswertung aus der Analyse und der Kinderbefragung vor, wird ein Aktionsplan erarbeitet. Dieser ist das Herzstück des Programms. Akteure aus unterschiedlichen Ressorts und Einrichtungen, sowie auch Kinder und Jugendliche sind an seiner Erstellung beteiligt. Der Aktionsplan legt konkrete Maßnahmen zur Umsetzung der Kinderrechte fest. Es werden Zeitpläne erstellt, Verantwortlichkeiten und Finanzierung festgelegt und die Umsetzung des Aktionsplanes durch einen Stadt- oder Gemeinderatsbeschluss gesichert.
4. Siegel – Nach der Prüfung des Aktionsplanes durch den Verein, wird das Siegel „Kinderfreundliche Kommune“ verliehen. Es kann drei Jahre getragen werden und ist Herausforderung, Verpflichtung und Ansporn für die Umsetzung des Aktionsplanes.
5. Umsetzung – Drei Jahre lang setzt die Kommune den Aktionsplan um. Kinder und Jugendliche gestalten diesen Prozess kontinuierlich mit.
Nach dem Beschluss durch den Gemeinderat am 04.12.2018 befindet sich Mannheim zurzeit in der Phase Bestandsaufnahme: Bis zum Sommer 2019 wurden Kinder im Alter von zehn bis zwölf Jahren in ausgewählten Mannheimer Schulen mithilfe eines Fragebogen befragt. Auch wird ein Verwaltungsfragebogen ausgefüllt. Geplant ist ein weiterer Fragebogen für die gesamte Bürgerschaft.